Phelps A-Z: Model 7
Recrutement et rétention
des bénévoles
La planification de la manière dont vous comptez attirer des bénévoles et encourager une participation répétée est tout aussi essentielle à la réussite de votre organisme sans but lucratif que n'importe quelle autre partie de votre planification générale des activités.
En outre, il existe plusieurs éléments clés que votre plan de recrutement et de fidélisation des bénévoles devrait inclure, tels que : des informations générales et des documents promotionnels pertinents, un calendrier des événements de recrutement et de formation, des occasions de reconnaissance et d'appréciation, et des conseils pour le recrutement et la fidélisation des bénévoles.
Que devriez-vous intégrer au processus de recrutement des bénévoles et à la stratégie de maintien en poste?
Les bénévoles sont l’épine dorsale de plusieurs activités des organismes communautaires. Que ce soit organiser un événement, faciliter un programme ou même participer aux activités administratives quotidiennes, la contribution des bénévoles est un atout incommensurable pour les OSBL. C’est exactement la raison pour laquelle une stratégie de recrutement des bénévoles et de maintien en poste est si importante.
Planifier la manière dont vous prévoyez attirer des bénévoles et encourager leur participation de façon récurrente est tout autant essentiel au succès de votre organisme que tout autre élément de votre plan d’affaires global. En outre, votre stratégie finale de recrutement de bénévoles et de maintien en poste devrait comprendre plusieurs éléments clés.
Renseignements généraux et matériel promotionnel
Les organismes communautaires feraient bien d’informer les bénévoles potentiels concernant les réalisations de l’organisme, et la communauté qu'il sert. Des documents informatifs comme un guide complet du bénévole, des pamphlets sur les programmes, et un bon guide de formation, sont tous des exemples de matériel promotionnel pour le bénévolat.
​
Afin d’établir votre plan de recrutement et de maintien en poste, le guide du bénévole est sans doute un des documents les plus importants. Utilisez-le pour fixer les attentes des bénévoles existants et futurs. Le guide devrait inclure les politiques de la participation des bénévoles à diverses activités, et toutes les exigences requises : par exemple, un permis de conduire, ou une formation en premiers soins, ainsi que les détails des rôles et responsabilités du bénévole.
​
Si les bénévoles doivent respecter certaines ententes de confidentialité ou tout autre accord, ceux-ci devraient être ajoutés à l’information fournie à l’avance. Une discussion à savoir si ces documents sont absolument nécessaires ou non devrait faire partie de la réflexion de l’organisme lors de l’élaboration de la stratégie concernant le bénévolat.
Calendrier de recrutement et des activités de formation
Avoir du matériel promotionnel pour des occasions de bénévolat pour votre organisme est une chose, mais le communiquer aux bonnes personnes en est une autre.
Bien qu’organiser l’information et les séances de formation demande du temps et de la main-d’œuvre, les événements sont néanmoins un moyen efficace de communiquer votre mission et votre vision avec de potentiels bénévoles. Naturellement, il y a seulement certaines disponibilités au calendrier d’un organisme. Trouvez du temps spécialement pour recruter des bénévoles le plus tôt possible!
​
Le moment opportun pour les événements de recrutement et de formation pourrait dépendre des autres événements importants pour votre organisme, une autre raison pour laquelle la planification est primordiale. Par exemple, les programmes de Phelps Aide dépendent du calendrier scolaire; la planification du recrutement de l’organisme est inextricablement liée aux dates des sessions des écoles primaires et secondaires.
Occasions de reconnaissance et d’appréciation
Les organismes communautaires ont une grande dette envers leurs bénévoles, qui sont souvent ceux et celles qui assurent le fonctionnement de l’organisme d’une manière ou d’une autre. Il est donc important de les remercier et de reconnaître leur contribution.
Organiser des événements pour célébrer le temps que donnent les bénévoles, et créer un système de reconnaissance défini peuvent contribuer à ce que les bénévoles se sentent appréciés. De petits gestes comme une simple carte de remerciement, peuvent aussi avoir un effet positif sur le maintien des bénévoles. De même, les bénévoles se sentent récompensés pour leur travail et sont plus susceptibles de devenir ambassadeurs de votre organisme, ayant ainsi un impact positif sur le recrutement de bénévoles. De plus, nous recommandons trois autres stratégies de recrutement, de formation et de reconnaissance que les OSBL devraient considérer :
Additional advice for volunteer recruitment and retention
In addition to providing adequate information ahead of time, organizing relevant introduction and training sessions and creating opportunities for appreciation and recognition, there are three more best practices that community non-profits should consider for their respective volunteer strategies.
1
Rencontrer régulièrement les bénévoles :
établir un lien autant avec les bénévoles, autant potentiels qu’existants, peut faciliter leur participation, ainsi que la planification générale. La fréquence à laquelle vous prévoyez rencontrer les bénévoles devrait être ajoutée au guide du bénévole.
2
Tenir compte de la participation et de la disponibilité :
faire un suivi régulièrement auprès des bénévoles concernant leur disponibilité aidera aussi votre organisme à mieux planifier ses activités. Suivre leur participation et leur disponibilité peut aussi contribuer à la préparation d’événements futurs et aux efforts de recrutement. N’oubliez pas que toute participation répétée mérite d’être célébrée, peu importe la fréquence.
3
Élaborer un procédé de rétroaction à deux sens :
les bénévoles agissent souvent comme des troupes sur le terrain pour votre organisme, ce qui rend leur rétroaction aussi précieuse que leur participation. Assurez-vous de créer de nombreuses occasions de recueillir leurs commentaires et leurs observations! De même, donner une rétroaction aux bénévoles peut stimuler leur efficacité et augmenter les probabilités qu’ils continuent de participer.
Profitez de notre expérience!
Avec le temps, Phelps Aide a énormément appris à servir efficacement sa collectivité à l’aide de bénévoles, et s’est engagé à partager ses expériences avec des organismes avec des vues similaires. Pour découvrir les meilleures pratiques de gestion des bénévoles, de financement, et d’autres activités clés, téléchargez notre manuel Phelps de A à Z.